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戸籍の附票を保存していない証明

戸籍の附票は、戸籍が除籍されたり改製されたりすると、5年経過した後に廃棄します。また、戸籍が電子データ化される前の紙で記録していた時代には、記載欄がいっぱいになれば新しく書き写して、それまでの附票は同じく5年で廃棄していました。

そのため、一人の方の附票を順にさかのぼっても、どうしても見つからないことがあります。

北九州市では、附票の廃棄簿を備えていないため、廃棄日を記載して廃棄済み証明書を交付できませんでした。そこでそれに代わるものとして「保存していない」という証明をもって事務手続の整理等にご利用いただくことにしました。

  *改製・・・ 様式の変更等により、それまでの記載事項をすべて引き継いだ戸籍を新しく作成する。それまでの戸籍は「改製原戸籍」と呼ばれるようになり、新しい戸籍が「現在の戸籍」となる。

交付請求の手続

証明の対象

除籍や改製により消除されたことが、戸籍の附票・除籍謄本・除籍全部事項証明等の記録で明らかである除附票。

次のものについては証明書を交付せず、「該当なし」として交付請求書をお返しします。

  • 除籍日・改製日が昭和27年7月1日以前であるもの(戸籍の附票制度の開始前のため)
  • 交付請求書に記載された戸籍の本籍・筆頭者に該当するものがないもの

請求できる人

  • その戸籍に記載されている人(その戸籍から除かれた人を含む。)
  • その人の配偶者(夫または妻)・直系尊属(父母、祖父母等)・直系卑属(子、孫等)
  • 自己の権利を行使し又は自己の義務を履行するために必要がある人
  • 国または地方公共団体の機関に提出する必要がある人
  • その他戸籍の記載事項を利用する正当な理由がある人

人には法人等を含みます。

いずれの場合も手続を代理人に委任することができます。

必要な書類等

1 戸籍証明交付請求書に次の事項の明記が必要です

  • 請求者の住所・氏名(氏名を自筆で記入しない場合は押印が必要)
  • 請求者が法人等の場合は、名称・代表者または管理人の氏名・主たる事務所の所在地(組織としての意思を確認するため押印が必要)
  • 手続を代理人が行うのであれば、代理人の住所・氏名
  • 何が何通必要か(「戸籍の附票を保存していない証明 1通」)
  • 証明の対象となる戸籍の附票の本籍および筆頭者
  • 請求する理由(戸籍に記載されている人・その配偶者・直系尊属・直系卑属が請求する場合は原則として不要)

2 本人確認書類の提示

窓口で請求の手続を行おうとする人が、本当にその人かどうかを確認できる書類(本人確認書類)を提示してください。

3 委任状の提出(代理人による手続の場合)

請求できる人が、手続を誰か他の人に委任する場合は委任状を用意してください。

  • 委任状は、委任する人(頼む人)が書きます。様式は決まっていません。便箋などで構いません。こちらの様式もご利用になれます。 

委任状の様式(PDF形式:174KB)

  • 誰が : 委任する人の住所、氏名(自筆で記入のうえ押印が必要)、連絡先
  • 誰に : 代理人となる人の住所・氏名
  • 何を : 何の証明書を何通

例:「戸籍の附票1通。なければ保存していない証明」など

を書いてください。

  • 請求者が法人等で、従業員が手続を行う場合は社員証による確認も可。代表者が手続を行う場合は代表者の資格証明書の提示が必要
  • 法定代理人が手続をする場合は、委任状に代わって「法定代理人であることを確認できる書類(例:成年後見登記の登記事項証明書(原本・発行から3ヶ月以内)など)」をご提示ください。

手数料

1通 300円。生活保護を受給されている方は減免になります。

取扱窓口

市内の各区役所・出張所でお取り扱いします。

  • 平日の午前8時半から午後5時まで
  • 平日の木曜日は午後7時まで(区役所のみ)

区役所・出張所の所在地

※行政サービスコーナーではお取扱いしていません。

郵便による請求

証明書の交付を郵便でご請求いただけます。

必要な手続

次のものをご用意して、お送りください。

交付請求書(様式は決まっていません。便箋などで構いません)

  • 請求者(手続をする人) : 住所・氏名・日中に連絡がとれる電話番号
  • どの証明が必要か : 証明の対象となる戸籍の附票の本籍・筆頭者
  • 何が何通必要か : 例 ) 戸籍の附票を保存していない証明 ○通
  • 使用目的 : どこに提出するのか、請求する理由など。

こちらの様式もご利用になれます。(「何が必要ですか?」の「その他」の欄に「戸籍の附票を保存していない証明」と記入してください)

戸籍証明等交付請求書(郵便請求用)(PDF形式:195KB)

本人確認書類

運転免許証、パスポート、健康保険証などのコピー

本人確認書類

  • 代理人による請求の場合は委任状が必要です。

手数料

1通300円。郵便局で定額小為替をお求めください。郵便切手・収入印紙では受け取れません。生活保護を受給されている方は減免になります。(保護証明書の原本が必要です。コピー不可)

返信用封筒

あて先に請求者の住所・氏名を記入し、切手を貼ったもの。(お急ぎの場合は「速達」と表記して速達分の切手を貼ったものをご用意ください)

請求先

 手続に必要な書類をまとめて下記までお送りください。

  〒803-8535  北九州市小倉北区大手町1番1号
   北九州市区政事務センター  電話番号:093-582-3652

 ※郵便による請求についてくわしいことは、区政事務センターにおたずねください。

お問い合わせ先電話番号

問い合わせ先一覧
問い合わせ先 電話番号
門司区役所 093-331-1881
小倉北区役所 093-582-3350
小倉南区役所 093-951-4111
若松区役所 093-761-5321
八幡東区役所 093-671-0801
八幡西区役所 093-642-1441
戸畑区役所 093-871-1501
区政事務センター(郵便請求) 093-582-3652

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このページの作成者

市民文化スポーツ局市民総務部戸籍住民課
〒803-8501 北九州市小倉北区城内1番1号
電話:093-582-2107 FAX:093-562-1307

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