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個人情報の開示請求のQ&A

保有個人情報の開示請求制度「Q&A」

Q1 開示請求の対象となる保有個人情報は、どのようなものですか。

A1

 職員が職務上作成・取得した文書や図画、電磁的記録(フロッピーディスク、磁気テープ、録音テープなどに保存されている情報)で、職員が組織的に用いるものとして、「実施機関」(Q3参照)が保有しているものです。 (ただし、平成17年4月1日以降のものに限ります。)

Q2 開示請求すれば、すべての情報を見ることができるのですか。 

A2

 市の保有する個人情報は、原則として開示されます。しかし、請求者以外の個人などの権利利益や公共の利益なども適切に保護する必要があるため、次の情報に該当する場合は、例外として開示することができません。

  • 「本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報」 開示請求者の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報

  (例)開示が病状等の悪化をもたらすことが予見される情報など

  • 「個人情報」 開示請求者以外の特定の個人を識別することができる情報など

  (例)氏名、住所、生年月日、収入、心身の状況に関する情報など

  • 「法人・企業情報」 法人などの情報で、公にすれば正当な利益を害するおそれがあるもの

  (例)技術上のノウハウ、給与等の労働条件に関する情報など

  • 「任意提供情報」 公にしないとの条件で任意に提供された情報

  (例)民間給与実態調査に係る情報など

  • 「犯罪等予防情報」 公にすることにより、公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがある情報

  (例)公の施設等の警備委託の内容など

  • 「意思形成過程情報」 審議などに関する情報で、公にすることにより市民の間に混乱を生じたり特定のものに不利益を及ぼしたりするおそれがあるものなど

  (例)事務担当者会議の検討案など

  • 「事務・事業情報」 国・地方公共団体の事務事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある情報

  (例)用地買収の計画など

  • 「法令秘情報」 法令の定めなどにより公にすることができない情報

  (例)地方税法による市税の調査に関して知った情報など

 このほか、保有個人情報によっては、存在しているかどうか答えることができない場合もあります。

Q3 開示請求の相手方となる「実施機関」とは?

A3

 この制度を実施しているところは、次のとおりです。これらの機関を「実施機関」といいます。
 市長、議長(平成14年4月1日以後に作成または取得した行政文書が対象)、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、地方公営企業管理者(上下水道局長、交通局長、病院局長)、消防長及び地方独立行政法人

Q4 開示請求は誰でもできるのですか。

A4

 市民の方に限らず、どなたでも、自己に関する情報の開示請求を行うことができます。
 請求は、原則として、ご本人がすることになります。
 ただし、未成年者又は成年被後見人の法定代理人又は任意後見人は、本人に代わって請求をすることができます。
 また、特定個人情報(個人番号を含む個人情報)については、本人から委任を受けた任意代理人も、本人に代わって請求をすることができます。

Q5 開示請求の理由や、開示された情報の利用について制限はありますか。

A5

 請求の理由や使用目的は問いませんが、請求者は、条例の目的にそった適正な請求を行う責務があります。

Q6 開示請求の方法は?

A6

 開示請求は、文書館が窓口となり受け付けています。
1 本人による開示請求の場合
 窓口に備えてある「保有個人情報開示請求書」に、請求内容などを記入して、提出していただきます。この際、ご本人確認のために身分証明書(運転免許証、保険証、旅券等)をご提示いただきます。
 また、直接窓口へお越しになれない場合は、郵送による開示請求もできます。開示請求書を市ホームページよりダウンロードしていただくか、又はご依頼があれば、開示請求書を送付いたします。
 なお、郵送による場合には、ご本人確認のために身分証明書(運転免許証、保険証、旅券等)の写しと住民票の写し(請求日前30日以内に発行されたもの)を合わせて送付願います。
2 法定代理人等による開示請求の場合
(1) 法定代理人による開示請求の場合は、(a)「保有個人情報開示請求書」に加え、法定代理人であることの確認のために、(b)法定代理人の身分証明書(運転免許証、保険証、旅券等。郵送の場合はその写し。)と、(c)戸籍謄本(請求日前30日以内に発行されたもの)を提出願います。
(2) 任意後見人による開示請求の場合は、(a)「保有個人情報開示請求書」に加え、任意後見人であることの確認のために、(b)任意後見人の身分証明書(運転免許証、保険証、旅券等。郵送の場合はその写し。)と、(c)任意後見監督人選任に関する事項が記載された任意後見契約の登記事項証明書(請求日前30日以内に発行されたもの)を提出するとともに、(d)任意後見契約に係る代理権行使の理由書(規則第6号様式)を提出願います。
(3) 任意代理人が特定個人情報(個人番号を含む個人情報)を開示請求する場合は、(a)「保有個人情報開示請求書」に加え、(b)任意代理人の身分証明書(運転免許証、保険証、旅券等。郵送の場合はその写し。)と、(c)本人の実印が押印された委任状(本人の氏名、住所及び連絡先、任意代理人の氏名及び住所、当該委任状の作成日並びに開示請求に係る保有特定個人情報を特定する事項が記載されたもの)、(d)当該実印の印鑑登録証明書(請求日前30日以内に発行されたもの)を提出願います。

Q7  電話や電子メールなどによる請求はできますか。

A7

 書面の提出により、請求の経過や事実関係を明らかにしておく必要がありますので、電話での請求はできません。また、ファクシミリや電子メール等による開示請求は行っておりません。 

Q8  開示(「閲覧」や「写しの交付」)・不開示の決定は、どのようにして行われるのですか。

A8

 開示・不開示の決定は、開示請求のあった日から15日以内に行い、その後、文書館からご連絡します(事務処理上困難な場合などは、決定の期間を延長することがあります。)。
 なお、開示を行う場所は、原則として文書館です。

Q9  開示(「閲覧」や「写しの交付」)に要する費用はかかりますか。

A9

 保有個人情報を「閲覧、視聴または聴取」することは無料ですが、「写しの交付」を希望される場合は、費用を負担していただきます。 (通常の文書の場合、片面でモノクロ1枚10円、カラー1枚20円です。)
 また、写しの送付を希望される場合は、郵送料も負担していただきます。

Q10  不開示の決定などに不服があるときは、どうすればいいですか。

A10

 不開示または一部開示の決定に不服があるときは、行政不服審査法に基づき、3か月以内(平成28年4月1日より前の決定については60日以内)に審査請求ができます。
 その場合、実施機関(Q3参照)などは、学識経験者で構成する「北九州市個人情報保護審査会」に諮問し、その答申を尊重して判断を行います。

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総務局文書館
〒803-0814 北九州市小倉北区大手町11番5号
電話:093-561-5558 FAX:093-561-5529

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