電子契約の導入や事務手続きに関するQ&A

本市では、行政手続きのDXの取組の一環として、全庁で電子契約を導入します。

電子契約の導入や事務手続きに関する質問は、以下をご確認ください。

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1．電子契約について
2．北九州市における電子契約の導入について
3．電子契約による契約の締結について
4．電子契約サービス事業者との契約について
5．電子契約に係る各種届出について【更新】

電子契約に係る一般的な質問にお答えします。（随時、更新します。）

Q1　電子契約は自治体との契約でも利用できるのですか？

A．自治体との契約においても、電子契約は利用できます。

　従来、自治体が締結する契約には記名押印のある契約書の作成が必要でしたが、地方自治法施行規則の改正により、電子署名による契約締結（電子契約）も認められることになりました。
　電子契約は署名捺印のある契約書と同等の法的効力があり、クラウド型電子契約サービスも電子署名として認められます。
　クラウド型電子契約サービスのなかでも、事業者の電子証明書を利用し契約締結を行う「立会人型」の電子署名も法的に有効と示されており、安心して利用いただけます。

Q2　電子契約は対外的にも有効ですか？

A．電子契約の法的効力が認められており、契約書として有効です。

　「電子署名及び認証業務に関する法律」（電子署名法）法律により、厳格な要件を満たした電子署名を付した電子文書は、本人によって真正に契約が成立していると推定できるとしており、法的な効力が認められています。
　市が協定を締結している4社のサービス事業者のシステムは、電子帳簿保存法等にも適合しており、税務調査も問題なく対応できます。

北九州市における電子契約の導入に係る質問にお答えします。（随時、更新します。）

Q1　いつから電子契約が利用できますか？

A．令和6年2月から電子契約を開始します。

　北九州市契約規則改正を受け、令和6年2月から、北九州市でも電子契約による契約締結ができるようになります。
　まずは、技術監理局契約部やデジタル市役所推進室などで先行導入し、令和6年4月からは、全庁において、電子契約に対応します。

Q2　電子契約は必ず利用しなければいけませんか？

A．電子契約の利用は義務ではありません。

　電子契約は、受注者が希望した場合に利用することができます。
　受注者からの申し出があれば、市は、電子契約に応じます。
　電子契約の利用の有無によって入札などへの参加資格などが制限されることは無く、電子契約を利用する事業者が優先されることもありません。
　また、電子入札を利用している場合も、電子契約を義務付けるものではありません。

Q3　北九州市ではどういった契約で電子契約を利用できますか？

A．市が契約書等を取り交わす、すべての契約等が対象になります。

　物品供給、工事、コンサルをはじめとする業務委託など、すべての業務について、契約書等書面を取り交わしている業務契約、請書、連携協定等が対象になります。
　なお、書面契約が法的に求められるもの、契約締結日から10年を超える契約期間のもの（自動更新にて10年を超える見込みのあるものを含む）などは除きます。
　まずは、電子契約を利用して契約を締結したい業務を所管する契約担当課にお申し出ください。

Q4　受注者（事業者）側が電子契約サービスの使用料を負担するのですか？

A．事業者が電子契約サービスの使用登録（契約）を行い、使用料を負担していただきます。

　事業者の皆さんは、市と協定を締結している下記の電子契約サービス事業所の中から、使用するインターネットクラウドを選び、使用登録（契約）を行っていただく必要があります。
　電子契約を導入することで、契約書の作成が不要になり、契約書類の管理コストが削減されるなど、DXを推進することができます。また、受注者にとっては、印紙が不要になるほか、契約書の受け取りや持ち込みが不要になるなど事務処理時間の短縮を図ることができます。
　北九州市との契約のみならず、幅広く電子契約サービスを利用いただくことで、使用料等の費用負担以上の業務の効率化や社内DX推進の効果が期待できると考えます。

電子契約による契約の締結に係る質問にお答えします。（随時、更新します。）

Q1　電子契約での契約締結日はいつになりますか？

A．当事者全員のタイムスタンプが刻印された日が契約締結日です。

　書面契約の場合、当事者全員の署名あるいは押印が完了した日が契約締結日となります。同様に、電子契約の場合も、当事者全員が承諾した日、すなわちタイムスタンプが刻印された日が契約締結日になります。
　市との契約書には契約日を記載しており、市は、原則、記載の契約日と同日に電子署名（タイムスタンプの付与）を行います。

Q2　電子契約で締結した場合、どれが契約書の原本になりますか？

A．電子署名が付与されたPDFファイルが原本となります。

　電子契約では、「電子署名」によって本人が契約書にサインしたことが確認でき、「タイムスタンプ」によって契約書が改ざんされていないことが証明できる電子データを原本としています。
　合意締結完了時のメール添付やクラウドサービスからダウンロードした電子契約書など、いずれのファイルも同一の「電子署名」「タイムスタンプ」が付与されています。
　原則として、電子契約では電子契約書の電子データが原本であるため、契約書を印刷して保管する必要はありません。

Q3　市と締結した電子契約書には、印影(署名画像)は表示されますか？

A．電子契約書には、印影（署名画像）はつきません。

　一般的に、電子契約書における印影(署名画像)はあくまで書面契約と同様の見た目にするためのものであり、法的効力はありません。
　市と交わした電子契約書データに印影はありませんが、「電子署名情報」と「タイムスタンプ情報」が付与されており、これにより契約締結の証拠力や安全性が認められます。

Q4　北九州市と締結する電子契約では、当事者型（実印タイプ）の電子署名は利用できないのですか？

A．受注者は当事者型（実印タイプ）の電子署名を利用することができます。

　市が発注する電子契約では、市は立会人型で署名しますが、受注者は立会人型のほか、一部の電子契約サービスでは当事者型で署名することができます。
　当事者型（実印タイプ）の電子署名を利用したい場合は、立会人型で署名する市を相手に電子契約を行うことができるか、電子契約サービス事業者にご確認ください。
　各社において、社内ルールや運用基準、今後の利用拡大を視野に、最も適切な電子契約サービスを選択して利用してください。

電子契約サービス事業者との契約に係る質問にお答えします。（随時、更新します。）

Q1　4つの事業者以外の電子契約サービスは利用できないのですか？

A．北九州市が協定を締結した電子契約サービス事業者から選択してください。

　セキュリティ要件やサービス内容から、事業者を選定し、連携協定を締結しています。
　協定を締結している事業者の中から利用するサービスを選択してください。

Q2　新たに専用の通信回線を 開通しないといけないのでしょうか？

A．電子契約サービスを利用するにあたり、通信回線の開通などは不要です。

　電子契約サービスの利用は、一般のインターネット回線を利用いただけますので、新たな通信回線の開通は不要です。

Q3　サービス事業者と利用契約を締結したら、いつから市と電子契約できますか？

A．電子契約サービス利用の届出後から、市と電子契約いただけます。

　電子契約サービス利用の届け出をいただければ、すぐに市との契約において、電子契約を利用いただけます。
　なお、電子契約サービスの利用契約締結後、実際にサービス利用開始までの所要期間などは、各サービス事業者にお問い合わせください。

Q4　電子契約サービス事業者と契約したら、他の契約でも利用できますか？

A．北九州市以外との契約等でも、電子契約サービスは利用できます。

　契約した電子契約サービスは、北九州市以外の自治体や民間企業との契約でも利用いただけます。
　一般的に、電子契約サービスは、工事等の請負契約、物品購入や業務委託契約の他、雇用契約や賃貸借契約、代理店契約や投資契約、発注書や覚書、誓約書など、幅広く利用可能です。
　各サービス事業者にてご確認のうえ、多くの業務・契約についてご活用ください。

電子契約に係る各種届出について質問にお答えします。（随時、更新します。）

Q1　電子契約を利用するにあたって、手続きが必要ですか？

A．契約担当課に、利用する電子契約サービス事業者を届け出てください。

　契約を希望（予定）している契約担当課に、「電子契約サービス利用届出書」を提出してください。
　届出により、電子契約署名用メールアドレスを届け出るとともに、代表者の意思のもとに署名する旨、誓約していただきます。
　

Q2　途中で、利用する電子契約サービス事業者を変更できますか？

A．電子契約サービス事業者は変更できます。

　「電子契約サービス利用届出書」を提出している契約担当課に、「電子契約サービス利用変更届」を提出してください。

Q3　複数の電子契約サービス事業者を届け出することはできますか？

A．主に利用する電子契約サービス事業者を選定してください。

　協定を締結している事業者の中から利用するサービスを選択してください。
　なお、社内の運用上、複数の電子契約サービス事業者を使い分けている場合は、個別に契約担当課にご相談ください。

Q4　電子契約サービス利用届では、どのメールアドレスを届ければよいのですか？

A．電子署名で利用するメールアドレスを届け出てください。

　市と取り交わす電子契約書に記録される電子署名のメールアドレスを届け出てください。
　不明な場合は、利用する電子契約サービス事業者にお問い合わせください。

Q5　電子契約サービス利用届で、「電子署名を行う者」とは誰を届ければよいのですか？【NEW】

A．電子署名を付与する操作を行う人を届け出てください。

　市と取り交わす電子契約書に、電子署名を付与する操作を行う人を届け出てください。
　電子契約システムで電子決裁（ワークフロー）を利用している場合は、最終確認者を記載してください。
　不明な場合は、利用する電子契約サービス事業者にお問い合わせください。

Q6　電子契約サービス利用届は、いつ届け出ればよいのですか？【更新】

A．技術監理局契約課では、令和6年1月から受け付けを開始しています。その他の契約担当課へは、個別にお問い合わせください。

　技術監理局契約課では、令和6年1月から受け付けを開始しています。届け出は、随時、受け付けます。
　技術監理局契約課での入札案件については、入札（開札）の前日までに届出書を提出いただければ、電子契約が可能です。
　その他の契約担当課へは、個別にお問い合わせください。

Q7　電子契約サービス利用届の提出方法は？【NEW】

A．技術監理局契約課への提出は、郵送又はご持参ください。

　「電子契約サービス利用届出書」は、申請者が押印した原本が必要です。
　技術監理局契約課へは、郵送またはご持参ください。
　その他の契約担当課へは、個別にお問い合わせください。