個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）は、行政機関等が保有する個人情報ファイルについて個人情報ファイル簿を作成し、公表しなければならないと定めています。北九州市では、法が作成・公表を義務付けている本人の数が1,000人以上の個人情報ファイルのほか、本人の数が1,000人未満の個人情報ファイルについても北九州市個人情報の保護に関する法律施行条例第3条の規定により、同様に帳簿を作成・公表することとしています。
保有個人情報とは（法第60条第1項）
保有個人情報とは、行政機関等の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、組織的に利用するものとして保有しているものをいいます。
ただし、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、市等が保有しているものに記録されているものに限ります。
個人情報ファイルとは（法第60条第2項）
保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいいます。
1．一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
2．一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
個人情報ファイル簿とは（法第75条第1項）
行政機関等が個人情報ファイルを保有する際に作成し、公表しなければならない帳簿のことで、法で定められた次の事項について記載しなければなりません。
【記載事項】
- 個人情報ファイルの名称
- 行政機関等の名称
- 個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称
- 個人情報ファイルの利用目的
- 個人情報ファイルの記録項目
- 記録範囲
- 記録情報の収集方法
- 記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨
- 記録情報の経常的提供先
- 開示請求等を受理する組織の名称及び所在地
- 他の法令の規定による訂正又は利用停止の制度
- 電子計算機処理に係る個人情報ファイル又はマニュアル（手作業）処理に係る個人情報ファイルの別
- 政令第 21 条第 7 項に該当する個人情報ファイルの有無
- 行政機関等匿名加工情報に関する提案の募集をする個人情報ファイルである旨
- 行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地
- 行政機関等匿名加工情報の本人の数及び行政機関等匿名加工情報に含まれる情報の項目
- 作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地
- 作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間
- 条例要配慮個人情報が含まれる旨
- 備考
